Jos ei olla kotona, niin juhlapaikka on yksi pakollinen kuluerä.
Juhlatila, juhlapaikka, missä juhlitaan? Tämä juttu monesti ratkaisee paljon heti alussa, kun juhlaa aletaan suunnittelemaan. Taas meillä riittää budjetoitavaa ja hieman mietittävää. Onko tärkeämpää saada juuri joku tietty juhlapaikka vai kelpaako, että kunhan vain saa jonkun hyvän ja näppärän, tilaisuutta palvelevan juhlatilan.
Ensinnäkin lähdetään yleisesti siitä meiningistä mitä halutaan, tuleeko yövieraita, pitääkö siis olla majoitusmahdollisuus, missä juhlat pidetään, sielläpäin missä itse asutaan vai tuleeko vieraita kauempaa, että olisiko joku juhlatila lähempänä juhlavieraita tai ainakin suurinta osaa heistä. Minkä verran muille tulee kuluja, siis vieraille omista juhlista. Voi kuulostaa jännälle mutta nämä on vaan huomioitava.
Perusasioissa kävimme läpi, jos juhlat pidetään kotona mutta ihan yhtä lailla tämäkin on todellakin perusasia ja tärkeä sellainen, että jos ei juhlita kotona, niin juhlatila täytyy varata. Hyviä vaihtoehtoja löytyy ja budjetti alkaa tässä taas korostua.
Otetaan esimerkin kautta ja monesti syy, miksi ei juhlita kotona, on myös se, että jos juhlaväkeä on reilummin, niin tila vain loppuu kesken, joten hyviä juhlatiloja kannattaa etsiä hyvissä ajoin, varsinkin jos juhlapäivä on lauantai ( jopa koko vkl kestävä juhla, perjantaina tullaan ja sunnuntaina pois ) tai on joku sesonkiaika menossa, esim. kesähäät, pikkujoulukausi jne.
Päivänsankari…käytän tässä nimitystä päivänsankari, toki yhtä lailla on myös mahdollista, että päivänsankari yllätetään ja hänen pään menoksi järjestetään yllätystä, niin voidaan puhua myös yleisesti juhlien järjestäjästä / järjestäjistä.
Nyt siis esimerkin kautta. Järjestäjä miettii aluksi sopivaa juhlan ajankohtaa, juhlapäivää ja samalla myös juhlaväen koko ja teema, onko juhlatila vain muutamaksi tunniksi vai pitääkö olla myös yöpymismahdollisuus. Jos vain muutamaksi tunniksi, niin oikeastaan riittää vain ilmoittaa vieraille, että siellä on juhlatila ja kabinetti varattu 6 tunniksi, autot saa tällä tavalla parkkiin, pidemmästä matkasta tulleet voi kätevästi yöpyä hotellissa, motellissa ja tai airbnb-vaihtoehtoja myös löytyy. Tämä tietenkin selkein, jos kyseessä ns. päiväjuhla ja juhla kestää vain tietyn ajan.
Entä jos onkin tarkoitus juhlia pitemmän kaavan mukaan, tämä muuttaakin hieman tilannetta. Esim. 50 tuttua kutsutaan juhliin, niin hyvä on varautua, että hieman juhlan teemasta liittyen, on myös mahdollista, että 80 % vahvistaa kutsun, joten noin 40 juhlavierasta on ottanut vapaaksi kyseisen juhlapäivän.
Juhlatilaa etsiessä kannattaa heti alussa mietti tuo henkilömäärä, että juhlapaikka palvelee mahdollisimman hyvin tilaisuutta. Näissä on myös todella suuria hintaeroja. Esim. vanhan nostalgisen työväentalon voi saada päiväksi käyttöön muutamalla satasella, lisämaksua voi tulla, jos ulkoistetaan siivous ja teemaan sopivaa koristelua. Tosin näissä vaihtoehdoissa korostuu se, että sinne voidaan tuoda omat ruoat ja juomat.
Sitäkin kannattaa laskea, että jos tilaan saa tuoda omat juomat, niin onko tarkoitus, että järjestäjä tarjoaa kaiken vai tuoko juhlavieraat omia juomisia juhlaan, ruoka yleensä tarjotaan juhlavieraille.
Mutta jos varataan joku ravintolan tyylinen juhlapaikka, minne ei saa tuoda omia ruokia eikä juomia, niin kokonaisuus maksaa luonnollisesti enemmän mutta on taas järjestäjälle helpompaa, kun kaikki toimii ns. avaimet käteen-periaatteella. Tässä tullaan taas siihen, että jos on kyseessä koko illan kattavat juhlat ja siellä on ravintolan puolelta työvoimaa, niin tälläisessa tilassa, kiun ollaan esim. klo 16.00-02.00 aikaväli, niin juhlavieraille tehdä selväksi peruasiat. Esim. kutsussa voi lukea, että lämmin ruoka tarjotaan ja pari drinkkiä ( alkumalja ja ruokajuoma ) ja sitten jokainen voi itse ostella mitä haluaa.
Siis budjettia laskiessa tämä kannattaa ottaa huomioon. Voi esittää kysymyksen itselle? Jos siis on kyseessä ns. ”menovesibileet”, että halutaanko, että itse hankitaan juomapuoli? Jos näin on, niin kannattaa laskea, paljonko noin 50 juhlavieraan iloliemi maksaa itse hankittuna vai jos otetaan ravintola ja juomat tilataan tiskiltä, niin tällöin tarjotaan esim. se pari drinksua
Toisin sanoen maksetaan 2 ”kaatoa” jokaiselle juhlavieraalle ravintolahinnalla vai sitten tarjotaan koko ilta ja itse hankitaan juomapuoli. Tätä kannattaa laskea ja ehkä se tärkein, että mitä halutaan ja juhlan teema huomioon ottaen. Tämän asian miettiminen korostuu ehkä eniten, kun mietitään hääjuhlaa, toki sama mietintä muissakin juhlissa mutta häissä varsinkin tämä korostuu.
Siis tässä vielä vaihtoehdot:
- juhlatila, minne saa tuoda omat ruoat ja juomat ( hinnat vaihtelee mm varatun ajan mukaan, voiko yöpyä, kuuluuko koristelu, siivous hintaan jne. )
- juhlatila, missä ruoka ja juoma ostetaan talon / ravintolan puolesta ( näissä voi olla myös hybrimalleja, kannattaa aina kysyä, kun neuvottelee tilan vuokrasta )