Mistä hankitaan esiintyjiä? Mitä pitää ottaa huomioon?
Sitten tullaan tähän ulkoistettuun viihdytyspuoleen, kun aletaan miettimään juhlaan sopivaa esiintyjää / sopivia esiintyjiä. Juhlabudjeteista ollaan myös puhuttu, joten sitten vain kartoittamaan tilannetta ja niin tämäkin asia, niin kuin kaikki uudet asiat tulee eteen joskus ensimmäistä kertaa.
Haluaako itse Googletella ja olla yhteydessä suoraan esiintyjään vai haluaako ulkoistaa tämänkin puolen ohjelmatoimistoille? Molemmin kyllä onnistuu ja ehkä taas se kysymys itsellä, että kuinka haluaa toimia.
Helpoin kaava ja varmin on tietenkin se , että joku tuttava sanoo, että se ja se tai ne ja ne oli siellä ja siellä juhlassa ja homma toimi erittäin hyvin. Suosittelu ja tyytyväinen asiakas on paras mainos yritykselle / artistille. Tuttava antaa yhteystiedot ja sitten ollaan yhteydessä. Toki tässäkin voi olla yhtä lailla suora numero viihdyttäjälle tai sitten ohjelmantoimiston yhteystieto, mitä kautta oli myös tuttava ollut tähän henkilöön / kokoonpanoon yhteydessä.
Luonnollista on se, että jos on suoraan yhteydessä artistiin, esim. omien nettisivujen / some-profiilin kautta, niin tämä tulee yleensä hieman edullisemmaksi ja pääsee suoraan sopimaan kaikista jutuista. Esim. yhden koomikon tai taikurin tilaaminen juhliin onnistuu kätevästi. On myös tietynlaisia taiteilijoita, jotka ovat ulkoistaneet keikkamyynnin suoraan jollekin tai joillekkin ulkoisille toimijoille / ohjelmatoimistoille, joten silloin yhteydenotot menee heidän kautta, mikä on ymmärrettävää.
Suosittu ja kiireinen artisti ei halua käyttää omaa aikaa tarjouspyyntöihin vastailemiseen, sopimusten tekemiseen jne., joten on kokenut tehokkaaksi tavaksi, että joku ulkopuolinen hoitaa homman, vähän sama kuin joku ulkoistaa asunnon myynnin välittäjälle, ei siis itse käytä tähän omaa aikaa tai sitten ei ole niin paljon osaamista tai kiinnostusta , koska haluaa keskittyä olennaiseen.
Jos artistilta löytyy nettisivut ja/tai some-profiilit, niin sieltä vaan yhteyttä ottamaan. Nettisivuilta löytyy yhteydenottolomake ja sinne vaan viestiä laittamaan tai puhelin käteen ja suoraan soittamaan. Esiintyjää kiinnostaa ainakin aluksi juhlapäivä ja juhlapaikka (missäpäin ollaan esim. Suomea ) ja siitä se alkaa vaan hahmottumaan mutta mitä enemmän pystyy tarjouspyyntöön avaamaan tilannetta, niin sitä helpommin saa suoraan vastauksia, tarjouksen takaisinpäin.
Kun sovitaan artistin kanssa keikasta, niin on hyvinkin monenlaisia tyylejä tehdä sopimuksia. Osa voi sopia ihan suullisesti, osan kanssa vahvistetaan sähköpostilla sekä onko jotain perumisehtoja. Esim. tilaajan peruu esiintyjän edellisellä viikolla tai sitten käy juuri toisinpäin mutta nämä kannattaa aina selvittää, koska aina se ärsyttää, jos juhla peruuntuu tai esiintyjä sairastuu. Osa esiintyjistä voi olla hyvinkin lojaaleja, että kerta ei juhlaa tule, niin ei mitään veloitetakaan ja osa voi taas nojata sopimuksen ehtoihin mikäli sellainen on tehty.
Pääasia kuitenkin on, että jos muutoksia tulee, niin pyritään infoamaan niistä mahdollisimman nopeasti, että saadaan uutta ohjelmanumeroa tilalle. Tässä korostuu taas helppous, jos toimii ohjelmatoimiston kanssa, niin he voivat alkaa heti tarjoamaan jotakin muuta hyvää vaihtoehtoa tilalle hyvien verkostojen myötä. On myös tilaajia, joita voi ”jännittää” ottaa suoraan yhteyttä artistiin, joten on helpompi lähestyä asiaa ohjelmatoimiston kautta. Ammattilaisen toimesta kartoitetaan tilanne ja osaavat myös tarjota juhlaan sopivaa kokonaisuutta.
Esim. jos tilaaja etsii juhlapaikkaa, sinne juontajaa, jotakin hauskaa ohjelmanumeroa ja catering-palvelua, niin tälläinen kokonaisvaltainen ulkoistus ohjelmatoimistolle on varmasti helpottava juttu. Budjetin mukaan ohjelmatoimisto alkaa tekemään työtä käskettyä.
Tässä vielä hieman täsmennän yleistä mielikuvaa ja monesti voi törmätä seuraavaan kysymykseen: ” Miksi käyttää ohjelmatoimistoa, koska he vetävät välistä, eikö kannattaisin suoraan olla yhteydessä artistiin? ”
Tässä tullaan taas siihen, että kaiken voi tehdä itse, jos haluaa. Ohjelmatoimisto ei vedä välistä, vaan ohjelmatoimisto tekee työtä korvausta vastaan asiakkaan puolesta. Varsinkin, jos kokee esiintyjän etsimisen työlääksi tai on kyse isommasta kokonaisuudesta. Ei ole oikeata kaavaa etsiä esiintyjiä ja kannattaa mennä sen mukaan, miten itselle helpoimmalta tuntuu.